راهکارهای نرم افزار یکپارچه
نرم‌افزارهای سازمانی (Enterprise Software) یا به عبارت دیگر، نرم‌افزارهای کاربردی سازمانی، نرم‌افزارهایی هستند که برای انجام عملیات و فرآیندهای تجاری در سطح کلان سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند. این راه‌حل‌های پیشرفته دیجیتالی، به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا کارهای تکراری و روزمره را به صورت خودکار انجام دهند، خطاهای انسانی را کاهش دهند، کارایی و دقت عملیاتی را افزایش دهند، خود را با چشم‌اندازها و نیازهای در حال تغییر تجاری وفق دهند، برای تصمیم‌گیری‌های تجاری با تکیه بر اطلاعات دقیق، برنامه‌ریزی کنند، زمان رسیدن به بازار هدف را کاهش دهند و درآمدزایی را بیشتر کنند. با این‌حال، نرم‌افزارهای کاربردی سازمانی، بر مبنای مفهومی که راه‌حل نرم‌افزاری (Software Solution) نامیده می‌شود، طراحی می‌شوند.
بر مبنای تجربه‌ای که در ساخت نرم‌افزارهای سازمانی برای شرکت‌ها دراختیار داریم، در این مطلب ضمن معرفی اجمالی مفهوم راه‌حل نرم‌افزاری، فهرستی از 9 نرم‌افزار سازمانی برتر را به شما معرفی می‌کنیم که شرکت‌های بزرگ، صرف نظر از اندازه و نوع فعالیت تجاری، بهتر است به منظور پیشبرد اهداف تجاری، نگاه جدی به آن‌ها داشته باشند.
راه‌حل نرم‌افزاری چیست؟
به زبان ساده، نرم‌افزار به برنامه‌هایی گفته می‌شود که مجموعه‌ای خاص از وظایف را انجام می‌دهند، اما یک راه‌حل نرم‌افزاری مفهوم گسترده‌تری دارد. این راه‌حل می‌تواند شامل کدنویسی سفارشی یا برنامه‌ای که برای انجام کارهای خاص نوشته شده است و همچنین شامل تعامل با سایر نرم‌افزارها، اجزای فناوری و سیستم‌ها باشد. راه‌حل‌های نرم‌افزاری، به طور اختصاصی برای حل مشکلات خاص مشتریان ساخته یا پیکربندی می‌شوند. این راه‌حل‌ها می‌توانند شامل موارد زیر باشد:
توسعه نرم‌افزار سفارشی: نوشتن نرم‌افزار جدید و اختصاصی باهدف پاسخ‌گویی به نیازهای منحصر به فرد مشتری
گردآوری سفارشی محصولات نرم‌افزاری مختلف: ترکیب و یکپارچه‌سازی چند نرم‌افزار موجود برای ایجاد راه‌حلی جامع
پیاده‌سازی سفارشی پلتفرم‌های نرم‌افزاری یا محصولات موجود: راه‌اندازی و پیکربندی نرم‌افزارهای آماده به کار با توجه به نیازهای خاص مشتری
با توجه به توضیحاتی که ارائه کردیم باید بگوییم که یک راه‌حل نرم‌افزاری، مجموعه‌ای از مولفه‌های فناوری است که به طور هماهنگ با یکدیگر کار می‌کنند تا به نیازهای تجاری یا مشکلات خاص مشتریان پاسخ دهند. این مولفه‌ها می‌توانند شامل نرم‌افزارهای توسعه‌یافته سفارشی، نرم‌افزارهای موجود که با هم یکپارچه شده‌اند، یا ترکیبی از هر دو مورد باشند.
طراحی راه‌حل چیست؟
طراحی راه‌حل، اولین گام اساسی برای پیاده‌سازی نهایی هر راه‌حلی است. این مرحله درواقع، ترسیمی کلی از آن چیزی است که باید ساخته شود. طراحی راه‌حل، به عنوان یک مرجع کلی برای کل پروژه عمل می‌کند که جهت‌گیری و سطح انتظارات را برای مرحله پیاده‌سازی مشخص می‌کند. از آنجایی که بدون طراحی و معماری مناسب، هیچ راه‌حلی نمی‌تواند ساخته شود، طراحی راه‌حل نقش محوری ایفا می‌کند. این مرحله، زیربنای محکمی برای تعریف یک راه‌حل مقیاس‌پذیر و قابل اعتماد به شمار می‌رود.
در طراحی یک راه‌حل باید به دنبال چه چیزی باشیم؟
هنگامی که صحبت از طراحی یک راه‌حل نرم‌افزاری سطح بالا به میان می‌آید، اصل مهمی که باید به آن دقت کنید این است که به دنبال یک طراحی راه‌حل جامع باشید که جنبه‌های کاربردی، فنی و رابط کاربری/تجربه کاربری (UI/UX) را پوشش دهد. یک طراحی راه‌حل جامع، باید شامل موارد زیر باشد (البته در برخی موارد ممکن است دستیابی به همه موارد امکان‌پذیر نباشد):
- تعریف مجموعه ویژگی‌ها یا دامنه عملکردی
- رویکرد و معماری راه‌حل فنی
- دستورالعمل‌هایی برای طراحی رابط‌های کاربری
- مشخصات کاملا عملکردی و فنی به همراه یک نمونه اولیه بصری کامل
به عبارت دیگر، طراحی راه‌حل، باید تصویری کلی از نحوه عملکرد، ساخت و چگونگی تعامل کاربران با راه‌حل نهایی ارائه دهد. این طراحی باید ابعاد مختلف را در نظر گرفته و یکپارچه باشد تا اطمینان حاصل شود، راه‌حل به طور موثر نیازهای کاربران را برطرف می‌سازد.
یک تیم توسعه‌دهنده نرم‌افزاری در راه‌حل‌های خود به چه نکاتی دقت می‌کند؟
تیم‌های توسعه‌دهنده نرم‌افزاری باید از مهارت‌ها، دانش فنی و کاربردی سطح بالایی برخوردار باشند و از این دانش برای طراحی یک راه‌حل بهینه و کاربردی استفاده کنند. تیم‌هایی که در زمینه ارائه راه‌حل‌های نرم‌افزاری در مقیاس کلان به فعالیت اشتغال دارند، باید از مجموعه مهارت‌ها و دانش فنی و کاربردی قوی برخوردار باشند. آن‌ها باید از این دانش برای طراحی یک راه‌حل ایده‌آل و عملیاتی استفاده کنند. این تیم‌ها اغلب در مورد گزینه‌های مختلف «ساخت» در مقابل «خرید» (یا ترکیبی از هر دو) برای دستیابی به یک راه‌حل واحد و کارآمد، تبادل‌نظر می‌کنند. آن‌ها هنگام تصمیم‌گیری، چند عامل را در نظر می‌گیرند که از مهم‌ترین آن‌ها به موارد زیر باید اشاره کرد:
نیازمندی‌های کاربردی و غیرکاربردی: قابلیت‌ها و الزامات فنی و غیرفنی که راه‌حل باید داشته باشد.
محدودیت‌های بودجه و زمان: هزینه و مدت زمانی که برای راه‌حل در نظر گرفته شده است.
سهولت نگهداری: سهولت در نگهداری و بروزرسانی راه‌حل در آینده.
قابلیت مقیاس‌پذیری: توانایی راه‌حل برای تطبیق با نیازهای آتی و رشد کسب‌وکار.
و موارد دیگر: سایر فاکتورهای موثر بر انتخاب راه‌حل.
به طور معمول، در برخی موارد از یک نرم‌افزار یا راه‌حل آماده با توجه به مواردی مثل محدودیت‌هایی در ارتباط با سازگاری استفاده می‌شود، اما اغلب توصیه می‌شود که یک راه‌حل نرم‌افزاری سفارشی یا اختصاصی در نظر گرفته شود. در این حالت، مسئولیت طراحی راه‌حل از پایه بر عهده توسعه‌دهندگان است، اما در مقابل دست آن‌ها برای اعمال تغییرات باز است.
چگونه یک راه‌حل خوب به موفقیت یک پروژه کمک می‌کند؟
یک راه‌حل خوب طراحی، کلید اصلی موفقیت یک نرم‌افزار بزرگ در مقیاس کلان است. به طور کلی، طراحی یک راه‌حل کارآمد به شش روش زیر به موفقیت پروژه کمک می‌کند:
مرجعی جامع برای ذینفعان پروژه: طراحی راه‌حل، به عنوان یک مرجع و راهنما برای تمام افراد درگیر در اجرای راه‌حل قابل استفاده است. ذینفعان پروژه می‌توانند در طول پروژه به این راهنما مراجعه کنند.
برقراری ارتباط بین نیازمندی‌های کسب‌وکار و راه‌حل: طراحی راه‌حل، نیازمندی‌های کسب‌وکار را با جنبه‌های مختلف راه‌حل که باید ساخته شود، مرتبط می‌کند. این کار باعث می‌شود راه‌حل نهایی به طور کامل نیازهای کسب‌وکار را برآورده سازد.
شفاف‌سازی ابعاد مختلف راه‌حل: طراحی راه‌حل، یک نمای کلی از عملکرد (outline) و معماری فنی راه‌حل ارائه می‌دهد. این شفاف‌سازی باعث می‌شود تا توسعه‌دهندگان بدانند چه چیزی را باید بسازند، تیم تست بداند چه تست‌هایی را باید اجرا کند و مشتری بداند چه انتظاری از محصول نهایی داشته باشد.
برآورد هزینه، زمان‌بندی و منابع: بر اساس طراحی راه‌حل می‌توان برآوردهایی برای هزینه، زمان‌بندی و منابع مورد نیاز پروژه انجام داد. این برآوردها به مدیریت بهتر پروژه کمک می‌کند.
مبنایی برای کنترل تغییرات: طراحی راه‌حل به عنوان یک مبنای اولیه برای کنترل تغییرات عمل می‌کند. هرگونه تغییر پیشنهادی در راه‌حل باید با این سند مقایسه شود تا اطمینان حاصل شود که با اهداف کلی پروژه همسو است.
۹ راه‌حل نرم‌افزاری بزرگ و کلیدی در حوزه صنعت و فناوری اطلاعات
۱. نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)
نرم‌افزار ERP، یک ابزار مدیریت فرآیندهای سازمانی است که یک پلتفرم یکپارچه برای مدیریت فعالیت‌های مختلف کسب‌وکار و ایجاد جریان روان داده بین آن‌ها فراهم می‌کند. هدف این سیستم جامعِ واحد، ساده‌سازی، خودکارسازی و بهینه‌سازی فرآیندها و زیرفرآیندها و در نتیجه، بهینه‌سازی استفاده از منابع است. با این حال، برای بهره‌گیری حداکثری از این نرم‌افزار، شرکت‌ها باید از میان گزینه‌های متعدد موجود در بازار، نرم‌افزار ERP مناسب را انتخاب کنند که این کار می‌تواند کمی دشوار باشد. هر سازمانی در محصولات یا خدماتی که ارائه می‌دهد، منحصر به فرد است. ممکن است قابلیت‌های استاندارد ERP نیازهای خاص کسب‌وکار شما را برآورده نکند. بنابراین، شرکت‌ها باید یک پلتفرم ERP با قابلیت‌هایی انتخاب کنند که مطابق با اهداف شرکت باشد. برای رسیدن به این هدف، شرکت‌ها باید نرم‌افزار ERP را متناسب با مدل کسب‌وکار خود سفارشی‌سازی کنند. انتخاب یک راه‌حل ERP سفارشی، به شرکت‌ها کمک می‌کند بهره‌وری را افزایش دهند، به مزیت رقابتی برسند و بازگشت سرمایه (ROI) بالایی را تجربه کنند.
۲. نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
CRM سرنام «Customer Relationship Management» به معنای مدیریت ارتباط با مشتری است. بنابراین، نرم‌افزار CRM یک راه‌حل مبتنی بر داده است که به شرکت‌ها در حفظ و بهبود روابط با مشتریان کمک می‌کند. همان‌گونه که می‌دانیم، مشتریان ثروت واقعی هر سازمانی هستند. پس، CRM ابزاری است که بدون شک باید مورد استفاده قرار گیرد. با این حال، مهم است توجه داشته باشید که نرم‌افزارهای CRM موجود در بازار، اغلب با قابلیت‌های غیرضروری و نامرتبط زیادی همراه هستند. به بیان دقیق‌تر، شرکت‌هایی که از سیستم‌های CRM آماده استفاده می‌کنند، باید برای قابلیت‌هایی که حتی برای آن‌ها مفید نیستند، هزینه اضافی پرداخت کنند. علاوه بر این، شرکت‌ها باید افزونه‌های اضافی خریداری کنند تا نرم‌افزار را با سیستم CRM خود سازگار کنند که این نیز مقرون به صرفه نیست. در مقابل، راه‌حل ایده‌آل می‌تواند رفتن به سراغ یک CRM سفارشی باشد. با نرم‌افزار CRM سفارشی، شرکت‌ها می‌توانند ویژگی‌های ناخواسته را حذف کرده و تنها قابلیت‌هایی را در اختیار داشته باشند که به آن‌ها نیاز دارند. همچنین، از آنجایی که این نرم‌افزارها به طور خاص برای یک سازمان ساخته می‌شوند، به خوبی با پلتفرم‌های موجود یکپارچه می‌شود. با پیاده‌سازی این راه‌حل در مدل کسب‌وکار خود، شاهد بهبود روابط با مشتریان خواهید بود. علاوه بر این، با ترکیب CRM با تاکتیک‌های اضافی مانند بازاریابی influencer marketing یا cold email marketing software، می‌توانید اثربخشی نرم‌افزار CRM را دو چندان کنید.
۳. نرم‌افزار مدیریت پروژه
برنامه‌ریزی، سازماندهی، بهینه‌سازی، پیگیری، کنترل و مدیریت وظایف پروژه در شرایطی که پروژه باید سر موعد تحویل داده شود، کار بسیار سنگینی است. اینجاست که نرم‌افزار مدیریت پروژه وارد کار می‌شود. صرف نظر از اندازه شرکت، داشتن یک نرم‌افزار مدیریت پروژه ضروری است. بر اساس نظرسنجی Wellingtone، میزان استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه روبه افزایش است. با این حال، برای متمایز شدن از رقبا، به استراتژی منحصربه‌فردی نیاز دارید. این امر با پیاده‌سازی یک نرم‌افزار مدیریت پروژه کاملا هماهنگ با الگوی تجاری دست‌یافتنی است. نرم‌افزار سفارشی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا گردش کار را به طور دقیق همانطور که می‌خواهند بسازند و فرآیندهای خود را به طور کامل در یک پلتفرم واحد و یکپارچه دنبال کنند. نتیجه این کار، افزایش فروش و حاشیه سود بالا است. آیا این موضوع برای به دست آوردن مزیت رقابتی در بازار کافی نیست؟
۴. نرم‌افزار مدیریت ارتباطات داخلی سازمان (Enterprise Internal Communication Management Software)
نرم‌افزار مدیریت ارتباطات داخلی سازمان، سیستمی است که به کارکنان امکان می‌دهد در هر زمان اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و بدین ترتیب، همکاری گروهی را در سازمان تقویت کند. اگرچه نرم‌افزارهای مدیریت ارتباطات داخلی متن‌باز زیادی در بازار موجود است، اما انتخاب آن‌ها، ممکن است بهترین راهکار صرفه‌جویی در هزینه نباشد. چرا؟ بدیهی است که سیستم ارتباطی، تمام داده‌هایی را که به اشتراک گذاشته می‌شود، در خود جای می‌دهد. این داده‌ها ممکن است حساس باشند و هکرها نیز مشتاقانه منتظر دریافت چنین اطلاعاتی هستند. همچنین، ماهیت ارتباطات با توجه به نوع کسب‌وکار متفاوت است. به عنوان مثال، شرکت‌های فعال در زمینه مراقبت‌های بهداشتی که قصد استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی در این زمینه را دارند باید متناسب با قوانین کشوری که در آن قرار دارند از نرم‌افزارهای منطبق با استانداردهایی مثل HIPAA استفاده کنند.
۵. نرم‌افزار اتوماسیون بازاریابی
نرم‌افزار اتوماسیون بازاریابی، فعالیت‌های بازاریابی دستی تکراری، خسته‌کننده و وقت‌گیر مانند ارسال ایمیل و انتشار محتوا در شبکه‌های اجتماعی را به صورت خودکار انجام می‌دهد و بدین ترتیب، دخالت نیروی انسانی را حذف می‌کند. این نرم‌افزار فرآیندهای بازاریابی خودکار و اقدامات ارتباطی را مدیریت می‌کند و به بازاریابان کمک می‌کند تا یک مخاطب بالقوه را به مشتری وفادار تبدیل کنند. آمارها نشان می‌دهند که ۷۵ درصد از بازاریابان در حال حاضر از حداقل یک نوع ابزار اتوماسیون بازاریابی استفاده می‌کنند. با این حال، برای بقا در چنین بازار رقابتی، شما باید کارها را بهتر از دیگران انجام دهید. جذب سرنخ‌ها (مشتریان بالقوه) و برقراری ارتباط با آن‌ها کاری است که هم‌اکنون بسیاری از شرکت‌ها انجام می‌دهند.
بنابراین، برای اثربخشی بیشتر، باید داده‌های رفتاری مشتری را به طور کامل ردیابی و تفسیر کرد تا پیام‌های بازاریابی شخصی‌سازی‌شده را در رسانه‌های مختلف برای یک تجربه خرید بسیار مرتبط ارائه داد و این تنها با استفاده از یک نرم‌افزار اتوماسیون بازاریابی سفارشی قابل دستیابی است، زیرا تلاش‌های بازاریابی هر شرکتی متفاوت است و همچنین داده‌های مشتری آن‌ها نیز متفاوت است. بنابراین، به جای اینکه اجازه دهید یک سیستم عمومی، داده‌های مشتری را تجزیه و تحلیل کند، می‌توانید یک سیستم سفارشی را انتخاب کنند که دقیقا بر اساس نوع کسب‌وکار، ماهیت آن و پایگاه مشتری، توسعه داده شده باشد.
۶. نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی (HRMS)
نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی (HRMS)، یک سیستم فناوری است که وظایف مختلف مرتبط با منابع انسانی، از مدیریت استعداد، مدیریت مرخصی و غیبت، مدیریت حقوق و دستمزد، مدیریت عملکرد و موارد دیگر را به صورت خودکار انجام می‌دهد. با روی آوردن به این نرم‌افزار، شرکت‌ها به تیم منابع انسانی خود این امکان را می‌دهند تا بر روی وظایف راهبردی تمرکز کنند. در حالی که برخی از شرکت‌ها در حال استفاده از سیستم‌های HRMS آماده هستند، برخی از شرکت‌های پیشرو در حال تحقیق در مورد این موضوع هستند که چگونه یک HRMS سفارشی می‌تواند به آن‌ها در دستیابی به مزایای منحصر به فرد کمک کند. سیستم HRMS قابل تنظیم نه تنها با پلتفرم‌های موجود به خوبی یکپارچه می‌شود، بلکه پاداش‌های شخصی‌سازی‌شده، گزارش‌های سفارشی، فرم‌ها و گزارش‌های ارزیابی عملکرد اختصاصی و موارد بسیار دیگری را نیز ارائه می‌دهد.
۷. نرم‌افزار مدیریت دارایی سازمانی (Enterprise Asset Management)
نرم‌افزار مدیریت دارایی سازمانی (EAM) امکان مدیریت اموال، زیرساخت، موجودی و غیره را فراهم می‌کند. EAM می‌تواند با خودکارسازی پایش وضعیت دارایی، رسیدگی به مدیریت موجودی و نیروی کار، انطباق با قوانین، مقررات و موارد دیگر به شما کمک کند. با این حال، نمی‌توان انتظار نتایج چشمگیر از یک نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های سازمانی (EAM) با راه‌حل واحد برای همه داشت. چرا که این نرم‌افزارهای آماده، از دارایی و الزامات در حال تغییر هر سازمانی بی‌اطلاع هستند. این نرم‌افزارها ممکن است شامل ویژگی‌هایی باشند که برای مدل کسب‌وکار شما کافی نباشند. از طرف دیگر، اگر شرکت‌ها یک سیستم EAM سفارشی را انتخاب کنند، می‌توانند هر قابلیت جدیدی را حذف یا به نرم‌افزار اضافه کنند تا با نیازهایشان مطابقت داشته باشد. در همین راستا، اگر مدیریت و نگهداری دارایی برای کسب و کار شما مهم است، قطعا باید به فکر ساخت یک نرم‌افزار اختصاصی در این زمینه باشید.
۸. نرم‌افزار مدیریت تحرک سازمانی (Enterprise Mobility Management)
نرم‌افزار مدیریت تحرک سازمانی (EMM) یک راه‌حل فناور-محور است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا شبکه‌ای امن پیاده‌سازی کرده و دسترسی به داده‌ها را در دستگاه‌های تلفن همراه کارمندان خود به دقت کنترل کنند. امروزه، امنیت، مهم‌ترین دغدغه هر سازمانی است. انتظار می‌رود سیستم EMM این مشکل را حل کند. با این حال، با پیشرفت بدافزارها، سیستم EMM نیز با خطرات امنیتی مواجه است. محققان در سال ۲۰۱۸ آسیب‌پذیری دسترسی از راه دور بدون نیاز به هیچ مجوزی (zero-day) را در سیستم EMM شرکت سامسونگ SDS کشف کردند.
برای اطمینان از اینکه سیستم EMM در برابر حملات آسیب‌پذیر نیست، شرکت‌ها می‌توانند با خیال راحت نرم‌افزار EMM سفارشی را انتخاب کنند. یک سیستم EMM که از ابتدا به صورت ایمن و با در نظر گرفتن اولویت‌های شرکت ساخته شده است، در واقع دستورالعمل برنده‌ای برای داشتن یک استراتژی BYOD (استفاده کارمندان از دستگاه‌های شخصی خود) موفق است.
۹. نرم‌افزار هوش تجاری سازمانی (Enterprise Business Intelligence)
نرم‌افزار هوش تجاری سازمانی (Enterprise Business Intelligence – BI) یک راه‌حل فناورانه است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بینش‌های سودآوری برای کسب‌وکار خود، از داده‌های ساختار‌یافته و غیرساختار‌یافته استخراج کنند. یک سیستم BI مناسب به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که گزارش‌ها را در عرض چند دقیقه تولید کنند، به‌خوبی با پلتفرم موجود ادغام می‌شود، اجازه کنترل گزارش‌ها را می‌دهد و بدون نیاز به پرداخت هزینه‌های اضافی برای افزودن قابلیت‌های جدید، قابل استفاده است. با این حال، توجه داشته باشید که دستیابی به همه این موارد با یک نرم‌افزار BI استاندارد به سادگی امکان‌پذیر نیست. فروشندگان این نرم‌افزارها برای افزودن افزونه‌ها، هزینه مجوز اضافی مطالبه خواهند کرد. در مقابل، شرکت‌ها باید به سراغ نرم‌افزار BI سفارشی بروند که کاملا متناسب با کسب‌وکار آن‌ها باشد. علاوه بر این، راه‌حل‌های BI سفارشی، از داده‌های حساس سازمانی در برابر بازیگران مخرب، محافظت می‌کند. آیا این یک سرمایه‌گذاری ارزشمند نیست؟
چگونه مفتاح رایانه افزار به شما در این زمینه کمک می‌کند؟
شرکت مفتاح رایانه افزار، طیف کاملی از خدمات طراحی راه‌حل را ارائه می‌دهد تا به شما در طراحی هوشمندانه و بهینه راه‌حل‌های نرم‌افزاری متناسب با سازمان‌تان کمک کند. تیم متخصصان طراحی راه‌حل ما، دانش، تخصص و تجربه گسترده‌ای در ارتباط با حوزه‌های مختلف صنعت و مجموعه‌ای کامل از مهارت‌های قوی فنی-کاربردی در اختیار دارند و از این‌رو، قادر به درک نیازهای کسب‌وکارها و توسعه نرم‌افزارهایی متناسب با نیازها هستند.