| اخبار/مقالات |
وقتی پای کار اداری در میان است اولین چیزی که به ذهن می رسد کاغذ بازی و صرف وقت است، اما امروزه با پیشرفت کسب و کارها این مشکل حل شده است.با توجه به این که امروزه حجم تعاملات در سازمان ها بیشتر شده و روز به روز در حال افزایش است، اگر بخواهید به همان روش های قدیمی کسب و کار خود را پیشش ببرید به زمان زیادی نیاز خواهید داشت و تمامی امور به صورت کند و در زمانی طولانی پیش می رود.وجود اتوماسیون اداری در این جاست که معنی پیدا می کند زیرا موجب می شود تا کارهای سازمانی شما به سرعت و با دقت انجام شوند و آن ها را مدیریت می کند.
در فرهنگ لغت اتوماسیون به معنی تکنیک عملکرد دستگاه، فرایند یا سیستم به صورت خودکار می باشد. استفاده از اتوماسیون در کسب و کار سازمان ها به این معنی است که در برای نظارت، کنترل تولید، تحویل محصولات و خدمات از فناوری هایی استفاده می کنید.پس می توان نتیجه گرفت استفاده از اتوماسیون برای کسانی است که در زمینه نظارت، کنترل تولید و تحویل محصولات و خدمات فعالیت می کنند. اتوماسیون به طور کلی شامل عناصر حیاتی سیستم ها و تمامی عملکرد های سازمان می شود.اتوماسیون یا به عبارت دیگر خودکار سازی باعث سرعت گرفتن روند کسب و کارها می شود.
اتوماسیون اداری دو راهکار دارد که این راهکارها، سخت افزاری و نرم افزاری می باشد.وجود این راهکارها موجب می شود تا شما بتوانید داده ها را بین سیستم های اداری بدون نیاز به کمک انسان انتقال دهید.این راهکار موجب می شود تا با استفاده از ساده سازی و خودکار سازی فرایندهای پیچیده و همچنین انجام خودکار فعالیت ها، بارهای سازمانی کاهش پیدا کند. در واقع اهمیت اتوماسیون سازی در این جا مدیریت زمان بوده و همچنین باعث افزایش بهره وری می شود.سازمان ها فرایندهای پیچیده مختلفی دارند که از جمله ی این فرایند ها می توان به حسابداری، مدیریت اطلاعات، آموزش و مدیریت امکانات اشاره کرد.سیستم های اتوماسیون موجب می شوند تا علاوه بر این که استفاده از کاغذ کمتر شود موجب می شود تا حجم بالایی از فرایندهای دستی از بین برود.
ممکن است فکر کنید اتوماسیون سازی سازمان ها یک فرآیند جدید است و امروزه مورد استفاده قرار می گیرد اما در واقع اتوماسیون سابقه ی طولانی دارد.در قرن بیستم خطوط مونتاژ اتوماسیون شده بودند و می توان گفت که دانشمندان رایانه حدودا سه دهه است که از اتوماسیون سازی استفاده می کنند.همچنین در دو دهه ی اخیر اتوماسیون اداری به عنوان یک روش فوق العاده در کسب و کارها مورد توجه قرار گرفت. در یک مقاله ذکر شده است که با به وجود آمدن ماشین تحریر و دستگاه های کپی در واقع اتوماسیون اداری نیز به وجود آمده است زیرا این دستگاه ها کارهای قبلی را به صورت مکانیزه انجام می دادند.در واقع با گذشت زمان و استفاده ی گسترده از رایانه ها در کسب و کارها انقلابی در اتوماسیون اداری بر پا شد و به مرور زمان این فرایند در تمامی کسب و کارها و سازمان ها راه پیدا کرد.امروزه دیگر اکثر کسب و کارها و مشاغل و شرکت های بزرگ و سازمان ها برای کسب و کارها از انواع نرم افزارهای اتوماسیون استفاده می کنند. و هر روزه با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی اهمیت وجود اتوماسیون برای همه مشخص شده است.
امروزه سازمان ها حجم انبوهی از اطلاعات را دارند که این موضوع به عنوان یک مکمل برای منابع توسعه سرمایه، تجهیزات و نیروی انسانی در نظر گرفته می شود. بنابراین کسانی که این گونه سیستم ها را طراحی می کنند باید تمامی نیازهای سازمان ها را در نظر بگیرند.و در مقابل نیز مدیران سازمان ها باید در زمان انتخاب این سیستم ها مطابق با نیازها و اهداف خود انتخاب کنند. زیرا یکی از معیارهای پیشرفت و موفقیت سازمان ها استفاده از نرم افزارها و اتوماسیون مورد نیاز سازمان است.امروزه با به وجود آمدن انواع فناوری ها ارتباط بین بخش های سازمان ها و مکاتبات اداری به جایی رسیده است که هیچ کس فرایندی سنتی و قبلی را که بسیار زمانبر بود را نمی پذیرد. بنابراین این جایی است که باید از اتوماسیون ادارای استفاده کرد.راهکارهای قبلی یا همان راهکارهای دستی معایب بسیار زیادی داشتند برای مثال تمامی فرایندها با سرعت بسیار کمی پیش می رود، پیگیری اطلاعات نیاز سرعت کمی دارد و اطلاعات با کیفیت بسیار پایینی به ثبت می رسند.
روش نگهداری اطلاعات در گذشته نیز مناسب نبود و در صورت نیاز به اطلاعات بازیابی آن ها کار سختی می باشد. و در نهایت می توان گفت که آرشیو مناسبی برای اطلاعات وجود ندارد.در ابتدا رایانه ها تنها برای جمع آوری و آرشیو اطلاعات استفاده می شدند به عبارت دیگر می توان گفت که رایانه ها تنها آرشیو مستقل بودند. در آن زمان در واقع امکاناتی برای ارسال اطلاعات بین سیستم های مختلف وجود نداشت اما امروزه به منظور سرعت گرفتن امور و راحتی انجام دادن آن ها و همچنین برای هماهنگی در درون بخش های مختلف سازمان از نرم افزارهای اتوماسیون استفاده می کنند.نرم افزارهای اتوماسیون موجب می شود تا کارایی سازمان افزایش پیدا کند.
یکی از مهم ترین دلایل اتوماسیون سازی بهره وری می باشد. در گذشته در سازمان ها به تمامی امور دفتری توجه زیادی نمی شد. زیرا این موضوع نیاز به انرژی و نیروی زیادی دارد.امروزه دیگر با وجود اتوماسیون ها مدیران سازمان ها نرم افزارهای مختلف را خریداری کرده و موجب بهره وری سیستم می شوند.اتوماسیون های اداری به کارمندان کمک می کنند تا بتوانند وظایف خود را به سرعت و در کمترین زمان ممکن انجام دهند و همچنین موجب می شود تا با دقت بیشتری کار کنند و نیاز به نیروی کمتری می باشد.بنابراین استفاده از اتوماسیون اداری به طور کلی موجب می شود تا سازمان تمامی وظایف خود را به سرعت و در زمان کمی انجام دهند و در نتیجه میزان رضایت مشتریان از سازمان ها نیز افزایش پیدا می کند.